為進一步提升tyc8722太陽集團城體育場館的管理服務能力水平，充分保障學校全民健身、體育教育教學、運動隊訓練、群眾性體育活動組織開展需要，優(yōu)先滿足師生醫(yī)務員工學習要求與生活需求，深入推進學校體育育人工作，大力提升師生醫(yī)務員工體質(zhì)健康水平，推動師生醫(yī)務員工體育思想、精神、文化與品格的錘煉與形成，為學?！半p一流”建設積極貢獻力量。特制定本工作流程及有關規(guī)定（試行）。
一、咨詢預約
（一）信息查詢
廣大師生醫(yī)務員工可在tyc8722太陽集團城網(wǎng)站、體育場館公告欄、門戶網(wǎng)站、微信公眾號、校內(nèi)外媒體媒介等查詢體育場館開放使用項目及申請使用信息。
（二）項目咨詢
師生醫(yī)務員工組織集體活動可于工作日辦公時間通過電話咨詢或現(xiàn)場咨詢體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理或校區(qū)場館組長、中心校區(qū)綜合體育館組長，了解意向使用體育場館場所場地區(qū)域空閑使用信息。體育場館管理中心聯(lián)系方式表見附件一。
（三）項目預約
1.通過電話咨詢或現(xiàn)場咨詢，師生醫(yī)務員工可初步確定10日以內(nèi)（含）的體育場館場所場地區(qū)域申請使用事宜，進行預約登記;
2.預約登記須經(jīng)體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理與申請單位所在單位（主管機構）分管領導聯(lián)絡確認后方為有效；
3.以預約時間為準，預約信息保留3個工作日（節(jié)假日順延），請于3個工作日之內(nèi)到有關體育場館辦理審核審批手續(xù)，超過時限的預約信息自動作廢;
4.師生醫(yī)務員工個人參加體育場館開放使用項目暫不可提前預約。
二、項目申請
（一）提出申請
填寫《tyc8722太陽集團城體育場館使用申請暨通知單（師生醫(yī)務員工活動專用）》（以下簡稱申請暨通知單，樣表見附件二）。申請暨通知單可從tyc8722太陽集團城網(wǎng)站“文件資料”欄目下載，也可到各校區(qū)體育場館現(xiàn)場領取。
（二）準備材料
屬于大型活動的申請項目須撰寫活動組織實施方案（含安全工作預案），簽署安全管理責任承諾書（《安全管理責任承諾書》（模版見附件三）可從tyc8722太陽集團城網(wǎng)站“文件資料”欄目下載）。
（三）單位初審
向所在單位（主管機構）提出申請、報送有關材料提交有關材料（包括但不僅限于申請暨通知[必須提交]、活動組織實施方案（含安全工作預案）、安全管理責任承諾書、宣傳工作方案[必須提交]等），請所在單位（主管機構）學生工作或工會工作分管領導簽署審核意見，并明確1名項目安全管理第一責任人（必須為學校事業(yè)編制教職員工），并加蓋單位公章。校級學生組織申請由校團委審核，校級學生社團申請由指導單位審核，校級教工組織及社團申請由校工會審核。
三、聯(lián)系接洽
（一）有關工作協(xié)調(diào)安排
屬于學校工作部署安排、學校有關職能部門及直屬、附屬機構工作協(xié)調(diào)安排、校內(nèi)教學科研單位有關工作協(xié)調(diào)安排的須由使用單位主要負責人與tyc8722太陽集團城黨委書記、院長進行接洽，由體育場館管理中心分管領導（中心主任）具體接洽。
（二）校級體育活動組織
屬于學校層面全民健身、體育教育教學、運動隊訓練、群眾性體育活動組織開展等有關工作協(xié)調(diào)安排的須由有關分管領導與體育場館管理中心分管領導（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理具體接洽。
（三）師生醫(yī)務員工服務
學校二級單位教職醫(yī)務員工集體活動及校級、院級學生組織（學生社團）、年級、班級有組織的申請使用室內(nèi)外體育場館場所場地區(qū)域必須辦理申請使用手續(xù)，現(xiàn)場工作人員無權進行接洽、審批和收費。有關工作協(xié)調(diào)安排須由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理進行接洽，可以安排體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長具體接洽。
（四）校院大型活動組織
屬于“三（一）”所列范圍之外的大型活動須由有關單位分管領導與體育場館管理中心分管領導（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心主任助理具體接洽。
（五）綜合體育館管理服務
涉及中心校區(qū)綜合體育館使用的須由有關單位分管領導與體育場館管理中心分管領導（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心主任助理具體接洽進行接洽。
四、審核審批
（一）項目審核
師生醫(yī)務員工須在活動正式舉辦日至少一周之前將所在單位（主管機構）初審通過的申請暨通知單及有關材料報送有關體育場館校區(qū)辦公室，由體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長進行審核并簽署審核意見。
（二）項目審批
1.由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理請示體育場館管理中心分管領導（中心主任）同意后，遵循“教師辦事不出學院、學生辦事不出校區(qū)”的工作原則及“一站式辦理、一次性辦成”的工作理念及有關規(guī)定進行審批，可以安排體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長進行具體審批，并代表學院在申請暨通知單上簽署審批意見。確保符合基本條件、遵循工作流程、達到工作要求、提前預約且預約有效的項目審批通過；
2.大型活動類項目須召開tyc8722太陽集團城體育場館申請使用審批委員會進行初審，經(jīng)過學校批準及有關職能部門同意，必須具有由公安局批準的活動安保方案、取得由消防部門核發(fā)的活動消防驗收報告，并通過學校OA系統(tǒng)進行項目終審。
（三）辦理使用手續(xù)
1.現(xiàn)場辦理有關使用手續(xù)，包括但不限于收取項目使用費、安全責任管理及教學質(zhì)量管理保證金、體育場館場所場地、設備設施器材使用押金、簽署使用通知信息、復印申請暨通知單（原件由校區(qū)場館匯總后交體育場館管理中心存檔）等，不得收取使用單位的其它任何費用；
2.學校有關職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學科研單位使用需要收費的通過校內(nèi)轉賬收??；學校二級單位教職醫(yī)務員工及校級、院級學生組織（學生社團）、年級、班級使用需要收費的通過校內(nèi)轉賬、tyc8722太陽集團城體育場館支付寶賬號、微信賬號、云閃付或校園卡刷卡收取；
3.一律不接受現(xiàn)金交費。
（四）緊急情況處置
校內(nèi)學生臨時性活動安排，在時間緊、任務重等情況下，只要場館場所場地區(qū)域有空閑，基于不耽誤學生活動的原則，體育場館管理中心校區(qū)場館組長、主任助理或中心校區(qū)綜合體育館組長、校區(qū)分管副主任可以先行做出場館使用安排（包括但不僅限于大型活動、存在意識形態(tài)問題的活動及與大學校園文化明顯不符合的活動等除外），事后分別由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理在3個工作日內(nèi)補充履行以上程序。
五、項目實施
（一）具體使用接洽
1.使用單位持申請暨通知單復印件到各體育場館聯(lián)系具體使用事宜。；
2.需要在室內(nèi)外場館場所場地區(qū)域設置宣傳展示物品或在線發(fā)布活動媒體媒介宣傳材料（包括但不僅限于展板、展架、橫幅、易拉寶，電子橫幅、宣傳視頻、網(wǎng)頁、微信群、朋友圈、搜索推廣、微信公眾號等）的須按照宣傳工作方案進行現(xiàn)場審核確認。
（二）自我監(jiān)督管理
本著誰使用、誰負責的原則，使用單位要嚴格按照申請暨通知單、活動組織實施方案及安全管理責任承諾書的約定與要求使用場館，切實履行安全管理責任，凡不履行安全管理責任，嚴重違反有關約定與要求，或出現(xiàn)重大安全責任隱患、管理風險的使用項目，應立即暫停。
（三）學校監(jiān)督管理
體育場館管理中心將進行定期與不定期巡查，發(fā)現(xiàn)使用單位不履行安全管理責任，嚴重違反有關約定與要求，或出現(xiàn)重大安全責任隱患、管理風險，應立即暫停，第一時間將有關情況報體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理及分管領導（中心主任）進行及時有效處置。
六、項目總結
（一）辦理退還手續(xù)
項目完成后，對照安全管理責任承諾書的約定與要求的執(zhí)行情況，退還或部分退還保證金、押金等。
（二）進行服務評價
建立服務評價機制，由服務對象現(xiàn)場填寫《tyc8722太陽集團城體育場館服務滿意度調(diào)查表》，樣表見附件四，投入校區(qū)體育場館管理服務意見建議箱。
（三）提出投訴建議
設立統(tǒng)一投訴建議電話：0531—88366161，設立專門投訴建議郵箱：tycg@sdu.edu.cn，在每個校區(qū)設置意見建議箱1個，廣大師生醫(yī)務員工可以通過以上三種渠道及時反映關于體育場館管理服務的意見、問題、訴求與建議。
七、建立服務師生醫(yī)務員工的長效交流溝通機制
（一）進行要求需求征集
每學期初，定期向學校有關職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學科研單位、校級學生組織（學生社團）、年級、班級等主動征集體育場館當學期使用要求及需求。
（二）開展工作調(diào)研調(diào)查
不定期的開展走訪調(diào)研、問卷調(diào)查，組織召開座談會，聽取校區(qū)、學校有關職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學科研單位、校級學生組織（學生社團）、年級、班級廣大師生醫(yī)務員工關于體育場館申請使用及管理服務工作的需求、訴求、意見與建議。
（三）形成使用計劃草案
在定期征集要求需求、不定期工作調(diào)研調(diào)查的基礎上，緊密結合學校年度重點工作保障要求，充分考慮二級單位年度重要工作使用需求，基于學校全民健身、體育教育教學、運動隊訓練、群眾性體育活動組織開展需要，擬定師生醫(yī)務員工學期使用體育場館計劃草案，作為體育場館服務師生醫(yī)務員工申請使用的重要參考，統(tǒng)籌規(guī)劃使用安排、組織協(xié)調(diào)使用單位、合理安排使用時間，做到資源不閑置、時間不沖突、秩序不混亂。
八、本工作流程與有關規(guī)定自公布之日起試行。
